Informativa sul trattamento dei dati dei clienti
Ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
La presente informativa riguarda i clienti di Banzai S.r.l. e le persone che agiscono per loro: titolari, legali rappresentanti, referenti e collaboratori. Si applica ai preventivi, ai piani di lavoro e ai contratti di abbonamento, alla loro firma elettronica, all'area riservata dei clienti su app.banzaiagency.it e alla gestione amministrativa del rapporto. La navigazione del sito e il modulo di contatto sono disciplinati dall'informativa privacy del sito; le candidature dall'informativa per i candidati.
I dati che il cliente inserisce nelle piattaforme TravelFlow e SalesCommando (contatti, clienti finali, pratiche, comunicazioni) non sono regolati da questa informativa: per quei dati il cliente è titolare e Banzai agisce come responsabile, secondo l'accordo sul trattamento allegato alle condizioni del servizio. I dati degli utenti delle piattaforme sono descritti nelle rispettive informative: app.travelflow.it/privacy e my.salescommando.app/privacy.
1. Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento è Banzai S.r.l., con sede in Via Antonio Lucarelli 14, 70124 Bari (BA), P. IVA e codice fiscale 09199430720.
Per informazioni sul trattamento dei dati e per esercitare i diritti previsti dal GDPR è possibile scrivere a info@banzaiagency.it oppure, via posta certificata, a banzai@postecertifica.it. Banzai non è tenuta a nominare un responsabile della protezione dei dati e non lo ha nominato.
2. Dati trattati
- Dati del cliente e dei referenti: ragione sociale, partita IVA e codice fiscale, sede, PEC e codice destinatario; nome, cognome, ruolo, email e telefono delle persone di riferimento e del legale rappresentante.
- Dati del rapporto: preventivi, piani di lavoro, contratti, attività svolte e ore impiegate, verbali delle riunioni, scadenze, piani di pagamento, pagamenti ricevuti e solleciti.
- Dati della firma elettronica: email del firmatario e, se il codice di verifica è inviato via SMS, numero di cellulare; indirizzo IP, tipo di dispositivo e di browser, data e ora di apertura del documento, di richiesta e di verifica del codice e della firma; testo delle dichiarazioni rese; impronta informatica del documento.
- Dati dell'area riservata (per i clienti con pacchetto di ore): email di accesso, credenziali (la password è conservata solo in forma cifrata), registro degli accessi.
I dati sono forniti dal cliente o dalle persone che agiscono per suo conto, oppure sono generati nel corso del rapporto.
3. Finalità e basi giuridiche
- Preparare preventivi e proposte, concludere ed eseguire i contratti, comprese l'area riservata e le comunicazioni di servizio (invio dei documenti, avvisi di scadenza, promemoria di pagamento): articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
- Adempiere obblighi di legge contabili, fiscali e amministrativi: articolo 6, paragrafo 1, lettera c).
- Provare la firma dei documenti e tutelare i diritti di Banzai, conservando i dati della firma elettronica descritti al punto 2: articolo 6, paragrafo 1, lettera f), legittimo interesse di Banzai a dimostrare chi ha sottoscritto cosa e quando. La firma elettronica semplice è regolata dal Regolamento UE 910/2014 e dall'articolo 20 del Codice dell'amministrazione digitale.
- Organizzare il lavoro interno, ad esempio riassumere i verbali delle riunioni e le attività registrate con strumenti di intelligenza artificiale usati solo dal personale di Banzai: articolo 6, paragrafo 1, lettera f), legittimo interesse a una gestione efficiente del servizio. Gli esiti sono rivisti da una persona e non producono decisioni automatizzate nei confronti del cliente o dei suoi referenti.
I dati dei clienti non sono usati per comunicazioni promozionali senza un consenso specifico, che resta facoltativo e revocabile in ogni momento.
4. Conferimento dei dati
I dati identificativi, fiscali e di contatto sono necessari per preparare la proposta, concludere il contratto e adempiere gli obblighi di legge: senza di essi non è possibile procedere. I dati della firma elettronica sono necessari per firmare online. Chi preferisce può firmare il documento a mano e consegnarlo di persona oppure inviarlo via PEC a banzai@postecertifica.it: in questo caso registriamo la data di ricezione e il canale, e conserviamo la copia firmata come gli altri documenti firmati.
5. Modalità del trattamento e decisioni automatizzate
I dati sono trattati con strumenti informatici, con accessi personali riservati al personale di Banzai che ne ha bisogno per il proprio lavoro e misure di sicurezza adeguate al rischio: connessioni cifrate, password conservate in forma cifrata, copie di sicurezza giornaliere cifrate. Nessuna decisione che riguarda il cliente o i suoi referenti è presa unicamente con mezzi automatizzati.
6. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati, nei limiti necessari al servizio, dai seguenti fornitori, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR:
- Vercel Inc. — esecuzione dell'applicazione, con server a Francoforte (Germania).
- Supabase Inc. — database, autenticazione e archivio dei documenti, con dati ospitati a Londra (Regno Unito).
- Sendinblue SAS (Brevo), Francia — invio delle email di servizio.
- BulkGate s.r.o., Repubblica Ceca — invio del codice di verifica via SMS.
- Anthropic PBC, Stati Uniti, e in alternativa OpenAI — modelli di intelligenza artificiale usati per il lavoro interno descritto al punto 3, senza utilizzo dei dati per addestrare i modelli.
- Google Ireland Ltd (Google Workspace) — posta elettronica aziendale.
- Cloudflare Inc. e Google — conservazione delle copie di sicurezza, cifrate prima dell'invio.
I dati possono inoltre essere comunicati al commercialista e ai consulenti di Banzai per gli adempimenti di legge, alle banche per i pagamenti, alle autorità quando la comunicazione è dovuta per legge e, se strettamente necessario, a professionisti incaricati della tutela dei diritti di Banzai. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità pubblicitarie.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Il Regno Unito beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (articolo 45 del GDPR). Per i fornitori con sede negli Stati Uniti il trasferimento avviene in base al Data Privacy Framework UE-USA, oggetto della decisione di adeguatezza del 10 luglio 2023, quando il fornitore vi aderisce, e in ogni caso in base alle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea previste dai termini del servizio (articolo 46 del GDPR). Informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste ai recapiti del titolare.
8. Conservazione
- Contratti, piani di lavoro e preventivi firmati, con le prove della firma elettronica, e documenti contabili: 10 anni dalla conclusione del rapporto, come previsto per le scritture contabili e per la prova dei contratti (articolo 2220 del codice civile).
- Preventivi e proposte non accettati: 12 mesi dall'invio.
- Accesso all'area riservata, riservata ai clienti con pacchetto di ore per seguire le ore lavorate: finché il pacchetto è attivo e per i 30 giorni successivi alla sua fine (ore esaurite o pacchetto scaduto), per consultare il riepilogo; dopo, l'accesso si disattiva e torna con un nuovo pacchetto.
- Copie di sicurezza: un dato cancellato può restare nelle copie cifrate fino al loro naturale ricambio, senza essere più usato né ripristinato.
In presenza di una contestazione o di una controversia, i soli dati necessari possono essere conservati fino alla sua definizione.
9. Diritti
Nei casi e nei limiti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, ogni persona può chiedere accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità, ove applicabile. Può inoltre opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare e revocare in ogni momento un consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate a info@banzaiagency.it o, via posta certificata, a banzai@postecertifica.it; rispondiamo entro un mese. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, tramite le modalità indicate su garanteprivacy.it, o rivolgersi all'autorità giudiziaria competente.
10. Modifiche
Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano i trattamenti o i fornitori. La data in cima indica la versione in vigore; ogni documento firmato riporta la data della versione di cui il firmatario ha preso visione.